Asian käsittely
1§ Asian vireille tulo
Kuka tahansa voi saattaa asian lautakunnan käsiteltäväksi ilmoittamalla siitä joko lautakunnalle tai puhelinpalveluasiamiehelle.
2§ Asian valmistelu ja selvitysten hankkiminen
Ensisijaisena menettelytapana on puhelinpalveluasiamiehen itsenäisesti toimeenpanema vapaamuotoinen käsittely, jonka tavoitteena on ratkaista vireille saatettu asia neuvotteluteitse asianosaisten kesken.
Jos asiaa ei saada ratkaistua neuvotteluteitse, puhelinpalveluasiamies valmistelee asian lautakunnan käsiteltäväksi. Vapaamuotoisessa käsittelyssä saavutetuista tuloksista riippumatta asia voidaan joka tapauksessa käsitellä lautakunnanssa, jos tapauksella on ennakkotapauksellista merkitystä tai muutoin laajaa merkitystä tai jos puhelinpalveluasiamies muulla perusteella katsoo aiheelliseksi saattaa asian lautakunnan arvioitavaksi.
Ennen asian käsittelyä lautakunnassa on kaikille asianosaisille varattava mahdollisuus kohtuullisessa ajassa lausua kirjallisesti oma näkemyksensä käsiteltävänä olevasta asiasta. Tämän mahdollisuuden käyttämättä jättäminen ei estä asian käsittelyä lautakunnassa.
Puhelinpalveluasiamies hankkii mahdolliset asiantuntijalausunnot ja muut asian käsittelyn kannalta tarpeelliseksi katsomansa selvitykset.
3§ Asian käsittely lautakunnan kokouksessa
Valmistelun päätyttyä puhelinpalveluasiamies esittelee viivytyksettä asian lautakunnalle. Ellei erityisistä syistä muuta johdu, asia on käsiteltävä ja siitä annettava päätös ensimmäisessä valmistelun päättymisen jälkeisessä lautakunnan kokouksessa.
Mikäli lautakunta asian käsittelyn aikana katsoo asiassa tarvittavan lisäselvityksiä, voidaan asian käsittely siirtää seuraavaan lautakunnan kokoukseen tai siihen saakka kunnes tarvittavat selvitykset on saatu.
Jos käsiteltäväksi tuleva asia on sen luonteinen, että siihen pitää nopeasti saada lautakunnan päätös, on lautakunta kokoon kutsuttavissa kolmen päivän varoitusajalla.
Jos lautakunnan käsiteltävänä oleva asia on samanaikaisesti oikeudenkäynnin kohteena tai muiden viranomaisten käsiteltävänä, lautakunta voi keskeyttää asian käsittelyn. Lautakunta voi harkintansa mukaan myös itse saattaa asian viranomaiskäsittelyyn.
4§ Päätöksenteko erimielisyystilanteissa
Jollei lautakunta pääse käsittelemässään asiassa yksimielisyyteen, tehdään päätös avoimella äänestyksellä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni. Äänestyksestä ja sen tuloksesta on tehtävä merkintä pöytäkirjaan.
5§ Esteellisyys
Lautakunnan jäsenen, puheenjohtajan, varapuheenjohtajan tai sihteerin ollessa asian osapuolena taikka läheisessä suhteessa asiaan tai jos muutoin on aihetta epäillä hänen riippumattomuuttaan tai yleistä luottamusta hänen riippumattomuuteensa, tulee hänen, mikäli asia ei muutoin tule esille, tuoda itse epäilyksensä esteellisyydestä lautakunnan tietoon.
Henkilön esteellisyydestä päättää koolla oleva lautakunta.
6§ Päätösvaltaisuus
Lautakunta on päätösvaltainen, kun puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja ja jäsenistä vähintään kaksi ovat paikalla. Lautakunnan kutsuu kokoon puhelinpalveluasiamies, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja.
7§ Asian käsittelyn ja päätösten julkisuus
Puhelinpalveluasiamiehen ja lautakunnan tietoon tulleet käsiteltävää asiaa koskevat seikat ja selvitykset eivät ole julkisia. Puhelinpalveluasiamies ja lautakunta voivat harkintansa mukaan tiedottaa käsiteltävistä asioista. Lautakunnan kokoukset eivät ole julkisia ellei lautakunta erikseen toisin päätä.
Lautakunnan antamat päätökset ovat lähtökohtaisesti julkisia. Lautakunta voi kuitenkin harkintansa mukaan rajoittaa julkisuuden koskemaan asianosaisia tai tarkoituksenmukaisuussyin muutoin rajoittaa päätöstensä julkisuutta. Erityisesti lautakunnan on huomioitava asianosaisena olevan kuluttajan etu ja yksityisyyden suoja harkitessaan onko päätöksen tai sen osan julkisuutta rajoitettava.
8§ Asian uudelleen käsitteleminen
Lautakunnan päätökset ovat lopullisia eikä niihin voi hakea muutosta.
Jos lautakunnan päätös on tehty virheelliseen tietoon tai väärinkäsitykseen perustuen, voi lautakunta omasta aloitteestaan tai asianosaisen pyynnöstä käsitellä saman asian uudestaan ja antaa asiassa uuden päätöksen.
9§ Pöytäkirja
Lautakunnan kokouksista on pidettävä pöytäkirjaa. Sen allekirjoittavat kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri.